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Dicas OpenOffice

Economize tempo e extraia o máximo da suíte office mais conhecida na comunidade do Software Livre

O OpenOffice ou "OOo", de OpenOffice.org, hoje na versão 1.0.3.1, é a suíte para escritório mais popular para sistemas Linux e Unix e a segunda mais popular para Windows, além de possuir uma versão para o Mac. Apesar disso, ainda é um pacote novo no mercado, e muitos usuários desconhecem todo o seu potencial, freqüentemente recorrendo a outros programas (especialmente os pacotes tradicionais do mundo proprietário) para realizar tarefas que o OpenOffice é capaz de fazer.

Este artigo oferece algumas dicas sobre recursos freqüentemente "esquecidos" pelos usuários da suíte, fruto da minha experiência pessoal no uso exclusivo de dois dos seus componentes (Writer e Impress) para produzir artigos, livros, aulas e palestras. Embora a maior parte destas dicas se apliquem a qualquer plataforma suportada pelo OpenOffice, algumas focam especialmente ambientes Linux e Unix.

Onde baixar, e qual versão?

Embora o OpenOffice seja fornecido com a maioria das distribuições recentes do Linux, nem sempre a versão inclusa é a melhor para o usuário. Podemos estar interessados no recente beta 2 da versão 1.1 (apenas em inglês) para usufruir dos novos recursos como suporte a DocBook e PDAs - vários usuários afirmam que o beta2 está estável para uso diário e intenso - ou nas correções de bugs da versão 1.0.3.1, pois, em geral, a versão inclusa nas distribuições é a 1.0 ou no máximo 1.0.1. Ou então estamos cansados de "Abrir ficheiro" e "Ecrã inteiro", preferindo ler mensagens no português tupiniquim.

As versões oficiais estão disponíveis em www.openoffice.org, e as versões em português brasileiro, em www.openoffice.org.br, site mantido por Cláudio Ferreira Filho e outros voluntários. Note que os links para "projeto OOo Brasil" ou "pt_BR" no site oficial apontam para uma cópia obsoleta do site brasileiro, portanto visite o original e não a cópia.

Para download, recomendo o espelho na Unicamp, mantido por Rubens Queiroz, onde você pode baixar o "beta 0.3" da versão 1.0.1 ou o "beta 0.4" da versão 1.0.3. Não se assuste com o termo "beta", ele significa apenas que a revisão das traduções ainda não foi completada e, portanto, pode haver erros de grafia nas mensagens e menus. O software em si está plenamente estável.

Caso você opte pela versão 1.0.3, não se esqueça de baixar o upgrade (patch) da biblioteca dinâmica de impressão, disponível no site oficial do OpenOffice, que torna a versão 1.0.3 igual à 1.0.3.1. Esta biblioteca é independente do idioma de instalação.

Templates e Cliparts

Talvez a única diferença importante entre o OpenOffice e sua versão comercial, o StarOffice 6, seja a presença de vários modelos de documentos (templates) e uma maior galeria clipart na segunda. O projeto OOExtras surgiu para resolver este problema, e vários outros sites (veja referências) fornecem cliparts, templates e macros prontos para uso.

Onde aprender sobre OpenOffice

Para quem já é usuário de alguma suíte de escritórios, a transição para o OpenOffice costuma ser fácil. É possível se adaptar em pouco tempo às mudanças na disposição dos menus e barras de ferramentas, e em pouco tempo percebe-se que nenhum recurso importante está ausente, exceto para os usuários realmente avançados. A maioria de nós passa a vida inteira sem se tornar um usuário avançado. Eu mesmo, apesar de ter escrito um livro inteiramente com o pacote, não me considero um usuário avançado.

O fato é que mesmo iniciantes em computação podem logo se tornar proficientes no OpenOffice. A Internet fornece várias apostilas sobre o pacote, desde o esforço pioneiro do Metrô-SP até esforços mais recentes como o da PRODEB (Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia) ou da UCS (Universidade de Caxias do Sul). Estas e outras apostilas podem ser baixadas no site do OOo Projeto Brasil.

Também existem várias instituições oferecendo cursos sobre o pacote, entre elas as Faculdades Integradas Bennett (FIB) no Rio de Janeiro. Os cursos não são gratuitos, mas têm custo simbólico, dentro de um projeto de tornar os conhecimentos de informática acessíveis a toda a comunidade.

Melhore suas fontes

Na maioria dos casos, a conversão de documentos de outras suítes para escritório para o OpenOffice ocorre sem problemas, exceto pelos poucos casos onde a formatação pode ser ligeiramente modificada. Inclusive as marcas de revisão, que preservam várias versões do texto dentro do mesmo documento, são mantidas na conversão.

Se você espera por conversões ainda melhores, pense na dificuldade de processar formatos de arquivos complexos, cheios de bugs e recursos não-documentados. Na verdade, nem mesmo a suíte líder do mercado consegue garantir conversões confiáveis entre suas versões. Como editor adjunto de outra publicação na área de informática, experimentei vários problemas quando os autores enviavam artigos em diferentes versões desta suíte, que nem mesmo o uso dos softwares originais foi capaz de resolver.

Mas a grande maioria dos "problemas de conversão", ou seja, quando um documento produzido por outra suíte apresentava um aspecto "diferente" ao ser aberto no OpenOffice, decorre da falta das fontes utilizadas no documento original, especialmente se a conversão é feita em plataforma Linux.

O fato é que usuários Windows possuem dezenas ou centenas de fontes diferentes, instaladas por vários programas, e a falta destas fontes "bagunça" o documento. O problema pode ser amenizado se forem instaladas no Linux algumas fontes true-type gratuitas que podem ser baixadas do site da Microsoft. O projeto Core Fonts, hospedado no SourceForge, indica como baixar e instalar estas fontes no Linux e permite até a criação de pacotes RPM ou .deb que facilitam a instalação das fontes em várias estações de uma empresa.

Geração de PDF, sem o Distiller

Esta dica não é exclusiva para o OpenOffice, mas usuários de processadores de textos, apresentações de slides, programas de desenho e planilhas eletrônicas são os que mais necessitam gerar documentos em formato PDF para distribuição eletrônica ou publicação na web. O procedimento consiste em duas etapas:

1) Imprimir para um arquivo *.ps (PostScript)
2) Utilizar o GhostScript para converter o arquivo *.ps em PDF

Usuários Linux sempre imprimem em PostScript, então é apenas questão de imprimir para arquivo. Já usuários Windows devem instalar no Windows uma impressora PostScript (apenas o driver, não é necessário ter uma impressora PostScript de verdade sobre a mesa) como, por exemplo, qualquer modelo da série "Apple LaserWriter". Basta, então, selecionar esta impressora como destino e mandar imprimir em arquivo.

Usuários Linux já têm o GhostScript em qualquer distribuição, e também o front-end gráfico GhostView (gv) ou suas variações KDE (kgv) e Gnome (ggv). Com uma delas é fácil produzir o arquivo PDF.

Enquanto isso, usuários Windows devem baixar o GhostScript e o GSView (equivalente ao GhostView) do seu site de origem e instalar ambos os pacotes. Também não haverá dificuldades na operação dos dois pacotes para produzir o resultado em PDF. Na verdade o usuário opera apenas o GSView, que comanda o GhostScript para realizar o trabalho "por baixo dos panos" .

Impressão de slides em folhetos

A janela de opções de impressão do OpenImpress não é intuitiva e leva muitos usuários a acreditar que a opção de "impressão em folhetos" (vários slides na mesma página) não funciona.

Na verdade ela é mais flexível do que na suíte líder do mercado, pois é possível, em um mesmo trabalho de impressão, imprimir os slides, notas do autor, folhetos e estrutura de tópicos (outline). Por isso são exibidos check boxes em vez de radio buttons. Mas um deles deve estar obrigatoriamente selecionado, afinal não faz sentido não imprimir nada!

O usuário desavisado apenas clica na opção folhetos e fecha a janela, deixando duas opções selecionadas ("slides" e "folhetos"). Quando se inicia a impressão, primeiro são impressos os slides, um por página, e o usuário cancela a impressão achando que fez algo errado.

A solução é, depois de selecionar a opção folhetos, desmarcar a opção slides. Assim serão impressos apenas os folhetos, como desejado.

E para configurar quantos slides serão impressos por página? Isto não é feito na janela de opções de impressão, e sim na visualização normal do slide, selecionando o modo de folhetos. É o quarto botão na barra de ferramentas direita. Então, podemos utilizar a opção no menu principal para escolher quantos slides serão exibidos por página.

Modo Mestre

Freqüentemente observo usuários do OpenImpress (e também de outros programas de apresentação de slides) configurando tipos e tamanhos de letras slide por slide, em um processo demorado e sujeito a erros. Ora para apenas ajustar esteticamente o documento, ora para compensar deficiências do canhão de projeção, ou, ainda, porque alguma fonte utilizada na apresentação não está disponível.

É bem mais fácil configurar o layout do slide (posição do título e do texto) e os tipos de letras utilizados para os tópicos de cada nível na visualização em Modo Mestre. Ela é ativada selecionando o segundo botão na barra de ferramentas inferior. Modificações feitas neste modo se refletem em todos os slides, assim, é fácil e rápido fazer ajustes estéticos ou de legibilidade na última hora, minutos antes de iniciar a apresentação.

Mantenha seus diagramas conectados

O OpenImpress inclui poderosos recursos de desenho, especialmente úteis para a confecção de diagramas, organogramas e fluxogramas. Estão disponíveis vários efeitos de perspectiva, sombras, transparências, preenchimentos, filtros para imagens e outros recursos avançados. Podemos considerá-lo um "Corel Draw Light".

Para o desenhar diagramas, utilize a ferramenta "conectores" em lugar de "linhas e setas". Os conectores podem receber vários tipos de terminações, entre eles diferentes desenhos de setas, que têm a vantagem de permanecerem conectados às figuras de desenho enquanto elas são movimentadas pelo slide, tornando fácil reorganizar qualquer diagrama. Além disto, os conectores podem ser retos, "quebrados" ou curvos, e mantêm a forma. Veja na um exemplo de fluxograma criado em poucos segundos, utilizando uma das galerias de clipart que podem ser baixadas do site OooExtras.

Para exibir as galerias disponíveis, clique no botão do "quadro", o último na barra de ferramentas superior.

Fórmulas em documentos de texto

Alguns usuários associam tabelas a planilhas eletrônicas, esquecendo-se de que os processadores de texto no mercado são capazes de formatar tabelas com maior facilidade. O OpenWriter vai além, fornecendo funcionalidades da planilha eletrônica OpenCalc em qualquer tabela de texto.

Para experimentar este recurso, crie uma tabela com duas colunas e cinco linhas ( no menu principal). Na primeira coluna, digite "Mês", "Jan", "Fev", "Mar~T e ~STotal~T. Na segunda coluna digite ~SVendas~T, seguido de três números, por exemplo, 100, 200 e 300. Estando o cursor posicionado na última linha da segunda coluna, clique no botão da barra de ferramentas superior que se parece com um ~SE~T grego, na verdade um símbolo de somatório. Voilá: a célula agora exibe o valor 600, que é a soma dos demais valores na mesma coluna.

Esta fórmula é viva: se você alterar o valor da segunda linha de 200 para 400, a soma será modificada para 800. É possível utilizar outras fórmulas, como média e desvio padrão, com a mesma sintaxe do OpenCalc.

Observe ainda opções de planilha em vários menus do OpenWriter, como ou e , como Formatar -> Formato Numérico ou Ferramentas -> Ordenar e Ferramentas -> Calcular.

Banco de dados fácil

Poucos usuários se deram conta, mas o OpenOffice possui recursos de banco de dados em alguns pontos tão bons quanto os do componente da suíte líder do mercado. Não é intenção do OpenOffice fornecer um ambiente de desenvolvimento à Visual Basic, mas ele fornece uma rica linguagem de macros e a possibilidade de ampliar a suíte com componentes escritos em C ou Java. Qualquer banco de dados que possua um driver ODBC (inclusive os drivers UnixODBC que fazem parte das distribuições mais recentes do Linux) ou JDBC (driver 100% Java para banco de dados) pode ser acessado, consultado e modificado pelo OpenOffice.

Não existe um aplicativo específico para bancos de dados na suíte. Os recursos estão disponíveis em qualquer dos pacotes. Assim, os recursos de cada componente para confecção de macros e formulários podem ser utilizados para a construção de aplicações ou, então, podemos utilizar a visualização de Fontes de Dados, acessível na barra de ferramentas esquerda ou pela tecla F4 para editar tabelas ou desenhar consultas visualmente.

Uma nova fonte de dados é configurada pela opção no menu principal, que abre o Administrador de Fontes de Dados.

O OpenOffice é uma suíte de escritórios muito rica em recursos. Estas são apenas algumas dicas obtidas pela minha própria experiência com o produto, e nem chegamos a falar sobre como criar modelos de documentos, utilizar estilos pré-definidos ou sobre os recursos multimídia do pacote. Certamente os leitores que já adotaram a suíte no seu dia-a-dia terão muitas outras dicas a contribuir.

Portanto, quem ainda tem dúvidas sobre usar ou não o OpenOffice pode adotá-lo sem medo, certo de que, quaisquer que sejam as necessidades, a suíte tem capacidade de atendê-las.

Para Saber Mais:

  • Site oficial do OpenOffice - www.openoffice.org
  • Patch para atualizar da versão 1.0.3 para 1.0.3.1, corrigindo um bug no diálogo de impressão - www.openoffice.org/dev_docs/source/1.0.3/patch.html
  • Projeto Brasil, site da versão em Português Brasileiro do OpenOffice - www.openoffice.org.br
  • Espelho na Unicamp para baixar a versão em Português Brasileiro do OpenOffice - ftp.unicamp.br/pub/openoffice/localized/pt-br
  • Vários documentos, apostilas e tutoriais sobre o OpenOffice em português - www.openoffice.org.br/docajuda.php
  • Cursos Livres sobre OpenOffice, Mozilla e Gimp no Rio de Janeiro - www.info.bennett.br/ChamadasCursosLivres.html
  • OooDOcs: Site (em inglês) com fóruns e how-tos sobre o OpenOffice - www.ooodocs.org
  • OOoExtras: Clip-arts, templates e tutoriais sobre OpenOffice (inglês) - ooextras.sourceforge.net
  • Ótimos exemplos (inglês) de macros com OpenOffice - www.pitonyak.org
  • O autor escreveu um livro sobre o OpenOffice (inglês) e fornece vários templates gratuitamente - www.getopenoffice.org/templates.html
  • Como instalar os fontes extras da Microsoft (Andale, Comic, Impact, Tahoma, Trebuchet, Verdana e Webdings, além dos tradicionais Arial, Courier New e Times New Roman) no Linux - corefonts.sourceforge.net
  • GhostScript e GSView para gerar documentos PDF em diversas plataformas - www.ghostscript.com
    Fernando Lozano - fernando@lozano.eti.br

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